关于和学校书面打交道的建议和注意事项

chezycsco

隔壁的孩子考试成绩被吊销处罚的帖子，让我久久不能平静，本人受过公共关系的培训，所有的家长遇到各种问题的时候，个人建议如下：

1）如果收到了书面的问题通知/投诉/警告/指控等，请一定不要着急，带着情绪的书面回复；
2）如果对方让你在特定时间内回复，你要事先知会对方，我需要一定的时间了解情况，然后再书面回复，同时提出，所有的决定做出之前，一定要经过你的书面回复确认；
3）每个人都会有情绪，都需要发泄情绪，成年人的世界亦是如此，对于情绪的部分，请打电话，所有的情绪的争论，都建议在口头上进行；
4）口头了解所有来龙去脉后，再书面回复，都要礼貌，有理有据，千万不要在书面上攻击任何人（大忌，大忌，大忌），如果攻击未成年人，会更严重；
5）诉求一定要清晰，直接，果断，目标一定要明确；
6）书面回复，一定要描述关键的事实证据，和诉求一起，把最核心的证据展现出来，让对方无可反驳的证据，程序正义也是非常重要的证据（违反处理程序）；
7）书面回复，多用被动语态，不到万不得已，不要指名道姓，大家都不是傻瓜，一看就知道你说的是谁，但一定要柔中带刚；
8）如果涉及到未成年人，所有讨论的关键点，一定要站在未成年人的立场，澳洲是非常保护孩子的；

如果你想要正义得到伸张，自己的利益不受损害，所有正式的书面沟通非常关键。

如果大家有更好的建议，也请补充。

补充一下关于礼貌，尽管礼貌很虚伪，但这种虚伪的礼貌，在澳洲真的很重要：

（尽管你心中有无数个草泥马在奔腾，下面的措辞加上的效果会更好，当然你也可以不加，这是你的自由）

1）感谢对方的邮件和时间
2）很高兴见到你
3)  感谢处理这件事情
4）非常高兴和你工作，学习，处事
5）尽管结果不是我想要的，但是还是很感谢你
等等

Pippa

完全同意！写得好！第一次面谈后如果觉得有必要跟进，建议会谈后整理为会议记录，发一份给与会人员确认。自己不同意或者存疑（希望继续获得更多信息）的部分也应该记录下来。这样的书面纪要能更有效地把事件投诉到高一级的人员继续申诉，而且也是约束对方确认自己讲过的话最理智的方式。无论内心多么愤怒，会议记录的电邮礼貌上要感谢对方坐下来谈这一点。如果有需要对方继续做的事情，一点一点写下来，给出完成日期也是好的。你越正规，对方越不敢胡来。留下书面记录，对方也知道你申诉的决心和能力，远比写长篇大论的电邮要好。

rayki

换做我，如果和类似遇到同样的情况。
我的第一诉求是要了解事情的真相， 要知道fact。
至于流程上的问题，一定是low priority而且要等到了解到全部的fact之后再做后续的决定。

cherryxiaoxi

楼主说的好，非常同意楼主的观点，专业的语言，是非常有力量的。

聊天灌水

rayki 发表于 2023-6-7 11:50
换做我，如果和类似遇到同样的情况。
我的第一诉求是要了解事情的真相， 要知道fact。
至于流程上的问题， ...

然后你收到个简单回复，就这样，没商量

聊天灌水

不给你考虑时间，不给你回复机会，不告诉你到底事情是怎么样的，不告诉你是谁处理的，所有细节你不刨根问底对方都闭口不谈，你不盯上某个人死磕对方连经办人是谁都不告诉你。

rayki

聊天灌水 发表于 2023-6-7 11:56
然后你收到个简单回复，就这样，没商量

去学校，这事早就应该亲自去了。  邮件效率太低，而且老师用模版回复，多冠冕堂皇。

聊天灌水

rayki 发表于 2023-6-7 11:59
去学校，这事早就应该亲自去了。  邮件效率太低，而且老师用模版回复，多冠冕堂皇。 ...

去干嘛呢，老师说我不知道具体情况，学科主管躲着不见。

聊天灌水

人家直接攻击你孩子break policy and school value，那为什么不回击呢，而且一个人把所有处理的责任都揽下来了，还死不悔改，到了这份上只能点名了

rayki

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:01
去干嘛呢，老师说我不知道具体情况，学科主管躲着不见。

怎么可能呢， 你都没有试过。 首先学科主管肯定上班的， 你只要去了直接找他， 你看他见不见你。
现在的情况就难说了，很有他能躲就躲了。

dondon

我跟你感觉一样，那位楼主第一封邮件威胁意味很浓，而且很多陈述是opinion， 还直接下了很多结论。所以班级老师看到邮件后，一定想，这是个难缠得主，当即refer给学科主管，我相信那位学科主管看到邮件后，也会很生气，所以也回了一封很强硬的邮件。架就是这么吵起来的。

客户服务，处理人得性格不一样，方式也不一样。显然这位学科主管也是为性格强势得人。
如果我是这位学科主管的话，我可能会约见这位家长，让家长把一条条不满说出来，当场一条条review。在谈话中如何让对方把怒气降下来，是个技巧。呵呵 不怕大家说我爱受虐，我还挺喜欢挑战这样的客户得。。只要别打人。。

聊天灌水

rayki 发表于 2023-6-7 12:07
怎么可能呢， 你都没有试过。 首先学科主管肯定上班的， 你只要去了直接找他， 你看他见不见你。
现在的 ...

老师也要上课的，我去找就得约见，那我约见个鬼，你处理这事的时候都不通知我那我干嘛收到结果了要去约见你？

聊天灌水

dondon 发表于 2023-6-7 12:12
我跟你感觉一样，那位楼主第一封邮件威胁意味很浓，而且很多陈述是opinion， 还直接下了很多结论。所以班级 ...

欢迎吵架，我就想搞大，不然没人当回事

dondon

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:33
欢迎吵架，我就想搞大，不然没人当回事

你不是想解决问题的，情绪很重。那我们没什么好说的了，只能祝你心想事成。

聊天灌水

dondon 发表于 2023-6-7 12:34
你不是想解决问题的，情绪很重。

又不是我制造的问题，他们make shit throw to me，我就得去学校，那是我离学校不远，我要是矿上上班的难到因为你的shit我就一次次飞回来求见？我有病啊？

rayki

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:32
老师也要上课的，我去找就得约见，那我约见个鬼，你处理这事的时候都不通知我那我干嘛收到结果了要去约见 ...

那如果不想解决问题，从流程错误入手，发律师信上升教育部好了，good luck.
之前另外的贴子不是已经讨论过了么？

chezycsco

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:33
欢迎吵架，我就想搞大，不然没人当回事

我是支持你的，如果按照你的描述，感觉他们程序上有些问题的，我个人建议，你后面在收到任何回复的时候，要小心一些而已。

我特意看我儿子学校（中学）的规章制度，和我儿子确认了，他们对于他们学校孩子的任何处罚决定之前，都会事先书面知会家长的。我觉得这是个正常的流程，我们在新州。

dondon

chezycsco 发表于 2023-6-7 12:36
我是支持你的，如果按照你的描述，感觉他们程序上有些问题的，我个人建议，你后面在收到任何回复的时候， ...

我也是支持楼主的，但是他第一封邮件就不该那么些。都是自己的opinion

linyunqi

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:01
去干嘛呢，老师说我不知道具体情况，学科主管躲着不见。

科学主管不见，不能要求直接见校长吗？这种事情拖着不见面的时间越长，当事人能记得和证明的细节就会越模糊，到最后谁谁都不记得了，一团浆糊了。

只纸上谈兵，不去当面对质，表达家长的不满，程序的不公，学校不会重视起来。email的威慑力有多高，还不如直接下律师函，或者去学校见校长的时候叫个律师朋友陪同。威慑一下。

rayki

其实可以吵架没问题的，但是不觉得当面吵更加效率高么？ 邮件沟通第一慢，其次效率很难说了。
现在发的邮件基本上是石沉大海了.
然后大家给的建议，永远都不接受，总是自己已经有了答案，比如去了之后见不到老师，校长打法你等等，这些都是主观的想法，你去了未必如此.

聊天灌水

dondon 发表于 2023-6-7 12:39
我也是支持楼主的，但是他第一封邮件就不该那么些。都是自己的opinion

没有“都”，我只是描述我知道的，告诉他不改正的话事情的走向是什么

聊天灌水

linyunqi 发表于 2023-6-7 12:40
科学主管不见，不能要求直接见校长吗？这种事情拖着不见面的时间越长，当事人能记得和证明的细节就会越模 ...

对，我先得知道实际情况，不然找校长你让我说啥，校长一句你去跟老师问问情况不就打发我了

聊天灌水

rayki 发表于 2023-6-7 12:36
那如果不想解决问题，从流程错误入手，发律师信上升教育部好了，good luck.
之前另外的贴子不是已经讨论 ...

教育部要求先尝试跟老师和校长讨论，这是必经流程

rayki

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:51
教育部要求先尝试跟老师和校长讨论，这是必经流程

所以说你直接去啊。工作很忙么？ 足迹讨论这么久，你还在等邮件答复. 要我早一脚油门杀过去了。 去了再说，吵架我也要当着学科主任的脸吵.

聊天灌水

rayki 发表于 2023-6-7 12:53
所以说你直接去啊。工作很忙么？ 足迹讨论这么久，你还在等邮件答复. 要我早一脚油门杀过去了。 去了再说 ...

这周我去找校长，不是才放假回来么

chezycsco

rayki 发表于 2023-6-7 12:53
所以说你直接去啊。工作很忙么？ 足迹讨论这么久，你还在等邮件答复. 要我早一脚油门杀过去了。 去了再说 ...

不要直接去吧，还是需要预约的吧，这是基本的礼貌，放心好了，你说你要预约见校长，校长说不见你，那你一封信到教育部，校长大概率会被解职的。

预约是基本的礼貌，我100%相信，如果说当事人，打电话给学校，说我要预约见校长，校长肯定会见家长的，时间早晚而已，这是教育部对教师的最基本的要求。

dondon

聊天灌水 发表于 2023-6-7 12:42
没有“都”，我只是描述我知道的，告诉他改正的话事情的走向是什么

没有“都”，你说的对，我写的时候太快，不严谨。。

聊天灌水

dondon 发表于 2023-6-7 13:00
没有“都”，你说的对，我写的时候太快，不严谨。。

。

你这都事后诸葛亮了，我收到邮件的时候还以为孩子是考试的时候被抓到作弊了呢，啥都不告诉我也不帮我跟进，我只好指责，不然我到现在都不知道经办人居然不是孩子班上老师。

dondon

聊天灌水 发表于 2023-6-7 13:10
你这都事后诸葛亮了，我收到邮件的时候还以为孩子是考试的时候被抓到作弊了呢，啥都不告诉我也不帮我跟进 ...

任何时候想要解决问题，都不要指责。。指责只会激发更多的矛盾，导致问题难以解决。
这个楼主说的对，应该冷静一下，再写邮件。

如果刚开始发生的时候，估计写不了那么全。是有事后诸葛亮的嫌疑，但是邮件里应该只有要求，不清的要问。指责跟主观推断最好不要有。

聊天灌水

chezycsco 发表于 2023-6-7 12:57
不要直接去吧，还是需要预约的吧，这是基本的礼貌，放心好了，你说你要预约见校长，校长说不见你，那你一 ...

对，要约的，我发邮件的意思是以后就算约见校长也有讨论材料